Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Makea Elämä Oy, Y-tunnus 2910694-1, toimii markkinointinimellä Stockholm Catering.
Koivulehdontie 20, 90630 Oulu
info@kahvilastockholm.fi
040 842 3303

Mitä tietoja keräämme?

Saamme tietoja sinulta, kun pyydät tarjouksen, teet tilauksen tai otat meihin yhteyttä. Käsittelemme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, tarvittavaa puhelinnumeroa sekä antamiasi tilaisuus-, tilaus- ja viestitietoja. Tarjouspyynnössä kysytään myös tilaisuuden päivämäärä ja henkilömäärä. Pakolliset lomakekentät merkitään tähdellä; ilman niitä kyseistä lomaketta ei voi lähettää. Voit ottaa yhteyttä myös sähköpostitse tai puhelimitse.

Palvelun toimintaan ja suojaamiseen liittyy lisäksi teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, tapahtuma-aika ja lähetyksen tila. Älä lähetä lomakkeella tarpeettomia henkilötietoja, henkilötunnuksia tai terveystietoja.

Miksi käsittelemme tietoja?

Käsittelemme tietoja tarjousten laatimiseksi, tilausten hoitamiseksi ja yhteydenottoihin vastaamiseksi. Yksityisasiakkaan pyytämän tarjouksen ja tilauksen tarpeellinen käsittely perustuu sopimusta edeltäviin toimiin tai sopimukseen (GDPR 6(1)(b)). Yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietojen käsittely, muu asiakasyhteydenpito ja tarpeellinen jälkiselvittely perustuvat oikeutettuun etuun (6(1)(f)): asiakassuhteen ja yhteydenpidon hoitamiseen.

Palvelun suojaaminen väärinkäytöltä ja kaksoislähetysten estäminen perustuvat oikeutettuun etuun. Kirjanpitoaineistoa ja tietosuojapyyntöjä käsitellään tarpeellisilta osin lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (6(1)(c)). Lomakkeen lähettäminen ei ole vahvistettu tilaus eikä markkinointisuostumus.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Toteutumattomien tarjouspyyntöjen henkilötietoja säilytetään enintään 12 kalenterikuukautta asian käsittelyn päättymisestä. Tarpeettomat tiedot poistetaan aikaisemmin. Muun yhteydenpidon tietoja säilytetään vain vastaamisen ja asiaan liittyvien tarpeellisten jatkotoimien ajan.

Toteutuneiden tilausten tietoja säilytetään tilauksen ja siihen liittyvien velvoitteiden, laskutuksen sekä mahdollisten reklamaatioiden hoitamisen edellyttämän ajan. Kirjanpitoon kuuluva tarpeellinen aineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämät ajat. Avoimia asioita ja lakisääteisesti tarpeellista aineistoa ei poisteta toteutumattomien tarjouspyyntöjen määräajan perusteella.

Lomakkeen kaksoislähetyssuojan pseudonymisoituja teknisiä tunnisteita säilytetään enintään 24 tuntia alkuperäisestä varauksesta. Ne eivät sisällä viestirunkoa tai suoria yhteystietoja, eikä niitä käytetä kävijäseurantaan.

Verkkosivun ja sähköpostin tekniset lokit vaihtuvat viikoittaisessa kierrossa, jossa säilytetään lokityypin mukaan neljä tai viisi arkistokopiota aktiivisen lokin lisäksi. Lyhytikäinen järjestelmäloki vaihtuu tilarajojen perusteella ja poistuu palvelimen uudelleenkäynnistyksessä. Automaattiset palvelinvarmistukset korvautuvat päivittäisessä kierrossa. Käsin otettuja paikallisia palautuskopioita säilytetään vain tarpeellisen palautustarpeen ajan. Tarpeellisuus tarkistetaan kuukausittain, huomioiden korvaavan varmistuksen palautuskelpoisuus. Tarpeettomat kopiot poistetaan hallitusti. Palautettaessa aiemmat poistot huomioidaan ennen tietojen uudelleenkäyttöä.

Kenelle tietoja toimitetaan?

Lomakkeiden viestit toimitetaan yrityksen info@kahvilastockholm.fi-postilaatikkoon. Tietoja käsittelevät niitä työssään tarvitsevat henkilöt, yrityksen ohjeilla toimiva tekninen ylläpitäjä sekä verkkosivu-, sähköposti-, pilvitallennus- ja varmuuskopiointipalvelujen tarjoajat. Käyttöoikeudet rajataan työtehtävien edellyttämään tarpeeseen.

Verkkosivusto ja sähköposti toimivat Suomessa sijaitsevalla Hetzner-palvelimella. Tämän EU-palvelinsijainnin tiedot ja palvelinvarmistukset säilyvät Hetznerin palvelukuvauksen mukaan EU:ssa. Microsoftin pilvitallennusta käytetään erillisten kopioiden säilyttämiseen. Sen käsittely voi ulottua EU/ETA-alueen ulkopuolelle. OneDrive for Businessin siirtojen suojana ovat Microsoftin käsittelysopimukseen sisältyvät EU:n vakiosopimuslausekkeet. Lisätietoja saat meiltä ja Microsoftin käsittelysopimuksesta.

Evästeet ja Facebook-linkki

Tämä sivustoversio ei aseta evästeitä, käytä selaimen pysyviä tallenteita tai lataa valinnaista analytiikkaa. Siksi suostumusbanneria ei näytetä. Lisätiedot: Evästeasetukset.

Facebook-esittelykortti on omaa sisältöämme ja tavallinen ulkoinen linkki, ei upotus. Sivuston avaaminen ei lataa Metan seurantaa. Jos avaat Facebook-linkin, siirryt Metan palveluun, jossa tietoja käsitellään Metan tietosuojakäytännön mukaisesti. Facebookin käyttäminen ei ole tarpeen yhteydenoton tekemiseksi.

Oikeutesi ja tietosuojapyynnöt

Voit pyytää tietojesi tarkastamista, oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Voit soveltuvin edellytyksin vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Oikeuksien soveltuminen riippuu käsittelyperusteesta ja tilanteesta; lakisääteisesti säilytettäviä tietoja ei aina voida poistaa.

Lähetä pyyntö osoitteeseen info@kahvilastockholm.fi. Henkilöllisyytesi voidaan tarvittaessa varmistaa turvallisesti. Älä lähetä henkilöllisyystodistusta tavallisella lomakkeella. Jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan lainvastaista, voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetulle.